Promover um evento acessível é mais do que implementar adaptações pontuais, trata-se de garantir que todas as pessoas, independentemente de condições físicas, sensoriais ou cognitivas, possam participar com autonomia, respeito e dignidade.
No Brasil, essa não é apenas uma questão de inclusão social, mas também uma obrigação legal e um compromisso com os direitos humanos. Recentemente, o Ministério dos Direitos Humanos e da Cidadania (MDHC) lançou um guia nacional para eventos presenciais.
O documento recomenda desde adaptações físicas acessíveis até recursos comunicacionais, como intérpretes de Libras, legendas em tempo real, audiodescrição e materiais em Braille com o objetivo de assegurar a participação plena de pessoas com deficiência.
Neste guia, apresentaremos o que significa tornar um evento acessível, como líderes e gestores de RH podem planejar cada etapa com eficiência e quais erros comuns devem ser evitados para garantir que a inclusão seja real, completa e estratégica para a reputação corporativa.
O que é acessibilidade em eventos?
A acessibilidade em eventos refere-se ao conjunto de práticas, recursos e adaptações que garantem que todas as pessoas, incluindo aquelas com deficiência física, visual, auditiva, intelectual, múltipla ou com mobilidade reduzida, possam acessar, circular, compreender, participar e interagir plenamente em todas as etapas de um evento, ou seja, antes, durante e depois da experiência
Isso envolve tanto aspectos estruturais quanto comunicacionais, organizacionais e atitudinais. Na prática, a acessibilidade começa na escolha do local, que deve permitir entrada, circulação e uso seguro por todos, incluindo rampas, corrimãos, pisos táteis, vagas reservadas, banheiros acessíveis e rotas livres de obstáculos.
A comunicação também deve ser inclusiva, oferecendo informações em múltiplos formatos, como Libras, legendas, audiodescrição, materiais em linguagem simples ou em leitura fácil, bem como canais de atendimento acessíveis.
Outro pilar essencial é a acessibilidade tecnológica, que inclui sites e formulários de inscrição compatíveis com leitores de tela, vídeos legendados ou com intérpretes, além da disponibilização de recursos de apoio durante o evento, como amplificação sonora e sinalização adequada.
Além das estruturas físicas e comunicacionais, a acessibilidade em eventos envolve uma atitude organizacional consciente: equipes treinadas, procedimentos de atendimento inclusivo, protocolos de segurança adaptados e a previsão de necessidades específicas no planejamento.
Assim, um evento acessível não é apenas aquele que permite a entrada, mas sim o que elimina barreiras, proporciona autonomia e garante que todas as pessoas desfrutem da experiência de forma segura, confortável e igualitária.
Promova a conformidade e a inclusão em seus eventos corporativos. Não trate a acessibilidade como custo, mas como um investimento em reputação de sua marca. Fale com o ICOM e entenda como cumprir a Lei de Cotas e as normas de acessibilidade em seu ambiente corporativo.
Quais são os tipos de acessibilidade que devem ser considerados em um evento acessível?
A organização de um evento acessível exige a compreensão de que a inclusão não depende de um único ajuste, mas da combinação de diferentes dimensões de acessibilidade, como a física, a digital, a sensorial e a cognitiva. Cada uma delas elimina tipos específicos de barreiras, entenda mais detalhes:
Acessibilidade física
A acessibilidade física está relacionada à remoção de obstáculos estruturais e arquitetônicos para que todas as pessoas possam circular com autonomia e segurança no ambiente do evento.
Ela beneficia não apenas pessoas com deficiência física ou usuários de cadeira de rodas, mas também idosos, gestantes, pessoas com mobilidade reduzida e qualquer participante que possa enfrentar dificuldades de locomoção. Os requisitos mais comuns para promovê-la incluem:
- Entradas acessíveis, com rampas, piso nivelado e portas largas;
- Percursos internos amplos, sem degraus ou obstáculos;
- Elevadores ou plataformas elevatórias quando há mais de um nível;
- Banheiros acessíveis e sinalizados;
- Vagas de estacionamento reservadas e próximas à entrada;
- Palcos, auditórios e áreas de convivência com espaços reservados para cadeirantes e acompanhantes.
A acessibilidade física é o primeiro pilar de um evento acessível, pois define se as pessoas conseguem chegar, entrar e permanecer no local sem riscos ou constrangimentos.
Acessibilidade digital
Antes mesmo do dia do evento, o participante interage com sites, formulários de inscrição, aplicativos e materiais online. A acessibilidade digital garante que essas plataformas possam ser compreendidas e utilizadas por pessoas com deficiência visual, auditiva, motora ou intelectual. Adote:
- Sites e inscrições compatíveis com leitores de tela;
- Navegação por teclado para pessoas que não usam mouse;
- Vídeos com legendas, Libras e descrição sonora quando necessário;
- Contraste adequado de cores e tipografia legível;
- Documentos PDF ou materiais digitais acessíveis.
Quando a acessibilidade digital é negligenciada, a exclusão do participante ocorre logo no início, impedindo que ele se inscreva, leia instruções ou acompanhe informações essenciais para que possa fazer parte do evento.
Acessibilidade sensorial
A acessibilidade sensorial contempla adaptações para pessoas com deficiência visual, auditiva ou sensibilidade sensorial alterada como ocorre com autistas e pessoas com hipersensibilidade sonora ou luminosa. Para adaptar o evento, os recursos mais importantes são:
- Intérpretes e janelas de Libras;
- Legendagem ao vivo (closed caption);
- Audiodescrição de vídeos, cerimônias e conteúdos visuais;
- Sinalização tátil, pisos táteis e maquetes táteis quando relevante;
- Espaços de descompressão para pessoas sensíveis a estímulos intensos;
- Iluminação adequada e controle de volumes sonoros.
Essas medidas garantem que a experiência seja percebida e compreendida por todos os participantes, independentemente do modo como recebem informações.
Acessibilidade cognitiva
A acessibilidade cognitiva se refere a estratégias que tornam a experiência compreensível para pessoas com deficiência intelectual, transtornos do neurodesenvolvimento, dificuldades de leitura ou processamento de informações. Para tal, adapte seu evento adotando:
- Uso de linguagem clara, objetiva e estruturada;
- Materiais em formato de leitura fácil;
- Sinalização intuitiva, com ícones universais e orientações simples;
- Roteiros, cronogramas e mapas explicativos;
- Apoio de monitores treinados para explicar instruções de forma acessível.
Essa adaptação é essencial para que todas as pessoas possam entender regras, participar das atividades e tomar decisões informadas, evitando confusões ou sobrecarga cognitiva ao longo da experiência.
Como tornar um evento acessível?
Existem diferentes condutas que devem ser adotadas de acordo com o formato do evento, seja ele online, presencial ou híbrido, para que a adaptação promovida seja eficiente, entenda:
Eventos online
Em eventos totalmente virtuais, a acessibilidade digital e comunicacional é o eixo central. É essencial garantir que todos os participantes consigam navegar nas plataformas, compreender conteúdos e interagir sem barreiras.
Por isso, é necessário adotar uma plataforma compatível com leitores de tela, permitindo a navegação via teclado que ofereça reconhecimento correto de botões e menus.
Além disso, é necessário recorrer ao intérprete de Libras em janela visível, proporcionando a interpretação de todo o conteúdo para que seja acessível. O que não elimina a relevância de adotar legendas automáticas ou humanas e audiodescrição de conteúdos visuais.
Com o contraste adequado entre texto e fundo, tipografia apropriada e materiais de apoio o conteúdo será verdadeiramente acessível. Também é válido usar chat acessível e suporte técnico durante todo o evento, para evitar barreiras tecnológicas.
Eventos presenciais
Nos eventos presenciais, o desafio envolve estrutura física, comunicação inclusiva e atendimento humano. A acessibilidade precisa estar presente desde a chegada até a circulação dentro do espaço.
Por isso, é preciso inspecionar entradas, rampas, banheiros e elevadores para ter convicção de que são plenamente acessíveis conforme as normas técnicas vigentes.
Além disso, é importante adotar sinalização visual e tátil, usando pisos táteis para que pessoas cegas possam circular com autonomia. Os espaços devem ser reservados para cadeiras, pessoas com mobilidade reduzida e seus acompanhantes.
Também é importante garantir a atuação de intérpretes de Libras para legendagem ao vivo em caso de palestras, apresentações e cerimônias, além de audiodescrição para conteúdos visuais e visitas guiadas.
Com uma equipe treinada em protocolos de atendimento inclusivo, é possível guiar as pessoas em rotas acessíveis, garantindo a plena participação no evento.
Além disso, os materiais impressos precisam ser acessíveis, com o uso de braile e adoção de linguagem que garanta a facilidade do entendimento.
Eventos híbridos
Os eventos híbridos unem o formato presencial e online, exigindo que todos os padrões anteriormente comentados sejam adotados de forma integrada. O desafio é garantir que a inclusão se dê para o público que participa do evento online ou presencialmente.
Além de efetuar todas as adaptações garantindo uma plataforma digital e acessível, bem como, ambiente físico do evento acessível, é preciso eliminar a sensação de que o público remoto está em “segundo plano”.
O objetivo é criar uma experiência inclusiva para todos os participantes, independentemente da forma de acesso.
Cada formato de evento traz desafios e oportunidades diferentes, mas o princípio da inclusão permanece o mesmo: antecipar barreiras, oferecer alternativas de comunicação e garantir autonomia aos participantes.
Quais tecnologias ajudam a tornar um evento acessível?
A tecnologia desempenha um papel fundamental na criação de eventos acessíveis, ajudando a eliminar barreiras comunicacionais, sensoriais e informacionais. Por isso, é fundamental usar aplicativos de tradução, sistemas de legenda automática e outras soluções que auxiliam a tornar o evento acessível, compreenda quais são as soluções:
Aplicativos de tradução em tempo real
Aplicativos de tradução simultânea ajudam a derrubar barreiras linguísticas e comunicacionais, beneficiando tanto pessoas surdas quanto participantes estrangeiros ou com dificuldades de compreensão.
Os apps interpretam a fala para texto, ou podem ser úteis traduzindo a fala para Libras por meio de avatares, o que permite acompanhar a fala por meio do texto.
Sistemas de legenda automática
A legendagem automática vem ganhando relevância e hoje é uma das tecnologias mais acessíveis e eficientes para eventos, com a geração de legendas em tempo real para promover acessibilidade, palestras, apresentações e debates.
Embora recomendada, a qualidade deve ser monitorada, pois a precisão pode variar conforme ruído, sotaques ou velocidade da fala. É possível, inclusive, exportar legendas para documentos que serão enviados para os participantes posteriormente ao evento.
Plataformas de videoconferência com recursos de acessibilidade
Para eventos online e híbridos, a escolha da plataforma influencia diretamente o nível de inclusão. Por isso, é relevante que a plataforma tenha legendas automáticas integradas, compatibilidade com leitores de tela e atalhos de teclado.
Por meio da fixação de múltiplos vídeos, o ajuste de contraste e personalização visual auxilia pessoas com baixa visão a participar do evento. Em plataformas como Zoom, Teams e Google Meet já existem recursos incorporados para fortalecer a acessibilidade digital.
QR Codes que direcionam para conteúdos adaptados ou audiodescrição
Os QR Codes permitem que o participante acesse conteúdos complementares diretamente do celular, facilitando o acesso a recursos de acessibilidade que não cabem no material físico do evento.
Além disso, podem ser usados para direcionar o público para acompanhar audiodescrições, arquivos em formatos acessíveis e até mesmo mapas de circulação acessíveis, aumentando a autonomia das pessoas com deficiência.
Quais erros evitar ao organizar um evento acessível?
Mesmo com boas intenções, alguns erros comuns podem comprometer a experiência de pessoas com deficiência e gerar barreiras que poderiam ser facilmente evitadas. Não treinar a equipe adequadamente, pré-julgar e ignorar a necessidade de participantes e erros de sinalização são comuns, entenda como evitá-los:
Ignorar necessidades de participantes
Um dos maiores erros é assumir que todos os participantes têm as mesmas condições de acesso, ignorando as necessidades específicas como mobilidade reduzida, deficiência visual, deficiência auditiva, uso de tecnologias assistivas ou necessidades cognitivas, o que compromete toda a experiência.
A solução consiste em antecipar necessidades, incluir perguntas sobre acessibilidade no formulário de inscrição, consultar especialistas e oferecer alternativas variadas de acesso ao evento.
Não treinar a equipe
Estruturas acessíveis não bastam se a equipe não sabe como orientar, acolher ou auxiliar os participantes. A falta de preparo gera ruídos, constrangimento e até riscos de segurança.
Por isso, o ideal é fazer treinamentos prévios, com foco em atendimento inclusivo, linguagem respeitosa, protocolos de acessibilidade e simulações práticas.
Falta de sinalização e materiais adaptados
Mesmo em eventos grandes e bem planejados, a ausência de sinalização acessível é um erro comum e impacta significativamente a experiência do público.
Portanto, é interessante adotar medidas preventivas com sinalização visual clara, placas táteis, piso tátil e materiais em múltiplos formatos como Libras, legenda, braile e conteúdo desenvolvido em linguagem de fácil leitura.
Dependência exclusiva de tecnologia
Tecnologia é aliada da acessibilidade, mas confiar somente nela é um erro que pode comprometer o evento.
Por isso, é importante ter intérpretes de Libras ao vivo quando possível e disponibilizar materiais físicos acessíveis para garantir que caso a tecnologia falhe, seja possível manter a acessibilidade de seu evento.
Conclusão
A construção de um evento acessível depende de planejamento intencional, uso inteligente de tecnologias, estrutura adequada e comunicação inclusiva em todas as etapas, desde o planejamento, inscrições até a realização do encontro.
Quando organizadores consideram necessidades diversas, treinam a equipe, oferecem recursos adaptados e evitam erros comuns, criam experiências verdadeiramente democráticas, acolhedoras e eficientes.
Mais do que cumprir normas, trata-se de promover participação plena, autonomia e respeito aos princípios que transformam qualquer evento em um ambiente realmente inclusivo para todos.
Conte com a plataforma ICOM para que possa promover acessibilidade real para pessoas surdas participarem dos eventos de sua empresa, seja uma palestra, treinamento ou outro formato de evento.
Especialista em Acessibilidade, ICOM